Tanto si tu empresa está empezando como si la estás expandiendo, solicitar una subvención es algo habitual. Pero es posible que no sepas cómo contabilizar subvenciones en los libros de contabilidad de la sociedad.
Una subvención es el ingreso que recibe una persona, asociación o empresa desde un estamento público. El objetivo de la subvención es ayudar a esa persona, asociación o empresa a llevar a cabo su actividad, que sin la subvención no podría ejecutarse.
Según el Plan General de Contabilidad, la Norma de Valoración 18ª, para contabilizar subvenciones debe tenerse en cuenta en qué momento se encuentra la subvención, y si se trata de una subvención reintegrable o no, es decir, si debe ser devuelta o no.
Según esta norma de valoración, las subvenciones reintegrables deben contabilizarse en el pasivo de la empresa, hasta que se convierta en una subvención no reintegrable. Para que una subvención pase a ser no reintegrable, deben darse estas circunstancias:
- Debe haber un acuerdo individual de concesión de la subvención a favor de la entidad que recibe la subvención.
- Se deben cumplir las condiciones establecidas para su concesión.
- No debe haber dudas razonables sobre la recepción de la subvención.
Cuando esto ocurra, y la subvención pase a ser no reintegrable, debe quedar imputada al patrimonio neto de la empresa; por lo que debe quedar reflejada en la cuenta de pérdidas y ganancias como un ingreso.
Es en este momento cuando, según el momento en el que está la subvención, tendrá un registro contable distinto. La subvención puede:
- Estar en el momento que se concede.
- Estar en el momento en el que se cobra.
- Estar en el momento en el que se utiliza como gasto.
Subvención reintegrable
Si la subvención es reintegrable:
- En el momento de la concesión, debe aparecer en el debe de la empresa, en la cuenta 4708 (Hacienda Pública, deudora per subv. Concedidas); y en el haber de la empresa, en la cuenta 522 (Deudas c/p transformables en subv.) o la 172 (Deudas l/p transformables en subv.).
- Una vez cobrada, aparecerá en el debe en la cuenta 572 (Bancos), y en el haber en la cuenta 4708 (Hacienda Pública, deudora per subv. Concedidas).
- Al utilizar los gastos de la subvención, se debe anotar en el debe en la cuenta 522 (Deudas c/p transformables en subv.), y en el haber en la cuenta 72 (Subvenciones, donaciones y legados).
Si la subvención, finalmente, tiene que devolverse, deben realizarse nuevas anotaciones:
- En el momento que pueda ser exigible, debe aparecer en el haber de la cuenta 658 (Reintegro de subvenciones), y en el haber de la cuenta 4757 (Hacienda Pública, acreedora por subv. Recibidas).
- Y una vez reintegrada, en el debe de la cuenta 4757 (Hacienda Pública, acreedora por subv. Recibidas), al haber de la cuenta 572 (Bancos).
Subvención no reintegrable
- Cuando la subvención es ingresada, se debe anotar en el haber de la cuenta 4708 (Hacienda Pública, deudora per subv. Concedidas), y en el debe de la cuenta 13 (Subvenciones, donaciones y legados).
- Cuando se pasa a ingreso según el gasto ejecutado, se debe anotar en el haber de la cuenta 13 (Subvenciones, donaciones y legados), y en el debe de la cuenta 72 (Subvenciones, donaciones y legados).
Contabilizar subvenciones puede parecer un poco complicado, pero es necesario que quede claro dónde debe aparecer, según el tipo de subvención y el estado en el que esté.